L’AMMINISTRATORE CONDOMINIALE AL TERMINE DEL MANDATO

Le dimissioni  sono un atto attraverso il quale l’amministratore dell’edificio in condominio comunica ai propri condomini l’intenzione di non proseguire nell’incarico. Le dimissioni, cioè l’abbandono dell’incarico, hanno effetto dalla loro comunicazione ai condòmini: queste non necessitano di una presa d’atto da parte dell’assemblea, né tanto meno di una ratificazione da parte dell’organismo assembleare

L’amministratore che si dimette dal proprio incarico, cioè l’amministratore che rassegna le dimissioni non è più mandatario della compagine.

Ma, in verità non è proprio così.

L’amministratore dimissionario, in virtù del disposto dell’art. 1129, ottavo comma, c.c., è tenuto ad «eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi».

Ciò vuol dire che fintanto che non venga nominato un suo sostituto, cui passare i documenti così come prescritto dalla medesima norma citata, il dimissionario non potrà disinteressarsi della gestione della compagine.

In buona sostanza, allora, è evidente che rassegnare le dimissioni è atto accompagnato dalla convocazione di un’assemblea per la nomina di un sostituto.

Con la revoca, invece, si ha un provvedimento unilaterale promanante dall’assemblea e rispetto al quale l’amministratore – se non condòmino – non può far altro che prenderne atto, salvo chiedere i danni in caso di revoca ingiusta, così vale anche per le dimissioni.

Nomina sostituto e passaggio consegne

L’assemblea, com’è noto, provvede alla nomina dell’amministratore con il voto favorevole della maggioranza dei presenti alla riunione che rappresentino almeno la metà del valore millesimale dell’edificio.

La nomina dell’amministratore è obbligatoria quando i condomini sono almeno nove. Al di sotto di questa soglia la nomina è facoltativa e a differenza della prima ipotesi, l’inerzia dell’assemblea non può essere sopperita dal ricorso all’Autorità Giudiziaria (art. 1129, primo comma, c.c.).

Che sia di nomina obbligatoria o facoltativa, una volta accettato l’incarico l’amministratore ha i medesimi poteri ed obblighi.

In questo contesto l’amministratore nuovo nominato deve avere dal suo predecessore tutta la documentazione in possesso di questo afferente al condominio e ai singoli condomini.

Si tratta del così detto passaggio di consegne: tale adempimento è obbligatorio e non darvi corso può portare alla richiesta ed emissione di un provvedimento giudiziale che lo imponga.

La legge non specifica entro quanto tempo dalla nuova nomina (meglio, dall’accettazione dell’incarico) debba avvenire il passaggio di consegne. In effetti è uno di quegli adempimenti rispetto ai quali non è utile imporre un termine perentorio. Avere amministrato un condominio per pochi anni è cosa differente dell’averlo gestito per un decennio, specie nelle ipotesi di compagini di notevoli dimensioni, dove occorre più tempo per la catalogazione della documentazione in consegna e l’archiviazione di ciò che resta.

Passaggio di consegne tra amministratore, facciamo chiarezza su questo argomento:

Il termine utile massimo, che dev’essere comunque ragionevole, va valutato volta per volta.

L’adempimento in esame è il medesimo che si tratti di sostituzione in seguito a revoca ovvero a dimissioni dell’amministratore di condominio: il passaggio di consegne deve comunque avvenire.

L’amministratore di condominio cessato dall’incarico – è indifferente se per dimissioni o revoca – deve consegnare la documentazione e le cose afferente al condominio; si tratta del così detto passaggio di consegne.

A chi deve consegnare la documentazione?

Se si tratta di un condominio nel quale è obbligatoria la nomina di un altro amministratore, evidentemente tale passaggio di consegne dovrà avvenire tra i due gestori immobiliari.

Ove, invece, alla revoca/dimissioni non segua una nuova nomina perché non obbligatoria, i documenti possono essere consegnati ad uno dei condòmini.

Entro quanto tempo deve avvenire il passaggio di consegne?

È necessario eseguirlo tutto in un giorno, oppure si può ipotizzare un suo frazionamento?

L’amministratore uscente ha diritto a trattenere le copie di alcuni (oppure di tutti) i documenti del condominio?

E’ possibile effettuare un passaggio parziale di consegne?

A queste domande, nella sostanza, ha dato risposta il Tribunale di Firenze con un’ordinanza del settembre 2017 emessa a seguito di un giudizio ex art. 702-bis c.p.c. (Procedimento sommario di cognizione).

Si tratta di un provvedimento molto interessante in quanto sottolinea come non si possa non guardare alle specificità dei casi nei quali deve essere eseguito il così detto passaggio di consegne può portare all’assunzione di decisioni articolate e non standardizzabili.

Come dire: non sta scritto da nessuna parte che il passaggio di consegne debba avvenire tutto in un sol colpo.

Andiamo per ordine e cerchiamo di capire come si è arrivati alla decisione e quindi che cosa ha stabilito l’ufficio giudiziario fiorentino.

Un condominio, in persona dell’amministratore pro-tempore, azionava un ricorso ai sensi dell’art. 702-bis c.p.c. (un procedimento sommario e più rapido) per ottenere dal Tribunale l’ordine a vedersi consegnati i documenti condominiali dal precedente amministratore.

Si trattava di un grosso condominio, ossia di una compagine con 150 unità immobiliari che l’amministratore uscente aveva gestito negli ultimi dieci anni. L’ordinanza non esplicita il numero di servizi comuni, ma chi è pratico del mestiere sa bene di che mole (non indifferente) di carte si stava parlando.

Insomma nel motivare la propria decisione il giudice inizia dicendo: è vero, il condominio ha certamente diritto ai propri documenti, ma la mole di essi è tale da non poter non essere tenuta in considerazione.

Ciò, dice il magistrato adito, non solamente per la normale tempistica necessaria ad organizzare il passaggio di consegne, ma anche in relazione «all’esigenza condivisibile del precedente amministratore di conservare traccia del proprio operato per poter salvaguardare l’integrità della propria posizione da possibili future accuse di mala gestio condominiale.»

Insomma, l’amministratore uscente deve poter valutare di quali carte necessita di trattenere una copia per l’ipotesi in cui sia chiamato a rispondere del proprio operato. Si pensi a suoi provvedimenti, a verbali di assemblea di loro ratifica, ecc.

Come gestire tutto questo? Non esiste una norma che imponga l’immediato passaggio di consegne ovvero un’altra tempistica né disposizioni inerenti la sua effettuazione in un’unica soluzione ovvero in più atti.

Il Tribunale di Firenze, in questo contesto, ha ordinato alle parti in causa di fissare entro trenta giorni dal proprio provvedimento una prima riunione organizzativa nella quale fissare un calendario di lavoro mantenendosi entro i limiti di un anno documentale per sessione di lavoro.

Nessuna nomina di un nuovo amministratore: a chi vengono consegnati i documenti del condominio?

Quanto finora detto accade se alle dimissioni dell’amministratore segue la nomina di un sostituto. E quando, invece, l’assemblea non nomina nessuno?

Se la nomina è obbligatoria, allora il dimissionario può chiedere al giudice di provvedervi in sostituzione dell’assise inerte.

Anche un condomino, nel caso di un condominio senza obbligo di amministratore può ritirare i documenti e conservarli in nome e per conto del condominio.

Che cosa deve fare l’amministratore dimissionario? Quali i suoi obblighi e quale il modo per liberarsi da responsabilità?

Domande alle quali le norme condominiali non danno risposta: siccome tali disposizioni non vanno mai lette come si trattasse di un “compartimento stagno”, ma sempre nell’insieme delle disposizioni codicistiche, è da questo insieme che si può trarre la risposta.

Innanzitutto riprendiamo la nozione di rapporto che s’instaura tra amministratore e condòmini. Esso è un mandato che, ci dice la giurisprudenza, s’instaura tra i condòmini e il gestore dell’edificio.

In ragione di tale contratto al mandatario vengono consegnati documenti e cose riferibili ai condòmini o alle parti comuni dell’edificio.

Ove si cessi l’incarico deve avvenire la restituzione che, nel caso di sostituzione, avviene mediante consegna al nuovo amministratore, mentre nell’ipotesi di assenza di sostituto, avviene mediante consegna ad uno dei condòmini.

D’altronde l’art. 1129, ottavo comma, c.c. fa riferimento all’obbligo di consegna senza espressamente nominare il destinatario della medesima.

Esso, infatti, muta di caso in caso e può essere il nuovo amministratore, ovvero uno o più condòmini.

E’ punibile per appropriazione indebita la mancata restituzione della documentazione da parte dell’amministratore uscente.

In termini pratici, ciò che deve fare l’amministratore dimissionario può essere sintetizzato nei seguenti passaggi:

• comunicazione delle dimissioni mediante convocazione di assemblea per la nomina di un nuovo amministratore;
• in caso di nomina del sostituto, prendere contatti con questo per organizzare la consegna della documentazione;
• in mancanza di nomina e se la stessa non è obbligatoria, individuazione di uno o più condòmini ai quali inviare la richiesta di consegna della documentazione.

Qualcuno potrebbe dire: ma non sarebbe meglio inviare direttamente l’incartamento?

Sì, potrebbe farsi, ma la sua mancata percezione, ad avviso dello scrivente, non farebbe venire meno gli obblighi del dimissionario. Per arrivare a questo risultato, come vedremo, è consigliabile attivare la procedura della mora del creditore, prevista dall’art. 1206 e ss. c.c.

Amministratore dimissionario: fin quando è in prorogatio?

La prorogatio, o quanto meno gli obblighi individuati dall’art. 1129, ottavo comma, c.c. durano fintanto che non si è consegnata la documentazione?

No, non è così, viceversa si arriverebbe all’assurdo di considerare un amministratore dimissionario obbligato per sempre se i condòmini non si attivano per prendere in consegna i documenti.

La procedura della mora del creditore – condòmino che non si attiva per ricevere quanto l’amministratore dimissionario, debitore, è obbligato a consegnare, ossia i documenti – prevede la possibilità in capo al debitore di domandare il deposito delle cose (art. 1209 e ss. c.c.). Una procedura complessa, ma che sicuramente consente la liberazione da responsabilità.

Amministratore di condominio: quando scatta l’appropriazione indebita?

Affinché si compia un’appropriazione indebita è necessario innanzitutto far propria una cosa mobile altrui, trattenendola contro la volontà del legittimo proprietario. Di tale bene, però, si deve già avere il possesso (ossia quella forma qualificata di detenzione): in caso contrario la condotta sarebbe qualificabile come furto.

Nel caso di specie, inoltre, avendo l’ex amministratore avuto il possesso della documentazione condominiale (ed abusandone) “per relazioni di prestazione d’opera”, l’appropriazione commessa è di tipo aggravato, secondo quanto indicato dall’art. 61 n. 11 c.p., a tal fine richiamato dal terzo comma dell’art. 646 c.p..

Successivamente alla delibera dell’assemblea con la quale l’ormai ex amministratore era stato spogliato di tale carica, egli aveva l’obbligo di restituire la documentazione in suo possesso, benché non ritenesse valida la decisione: rifiutando la restituzione egli ha illegittimamente protratto la detenzione di tali documenti, dei quali si è così indebitamente appropriato.

L’ingiusto profitto per sé o per altri.

Non ogni possesso però, ancorché ingiustificato ed illegittimo, dà luogo ad un’appropriazione indebita: perché il reato si configuri è necessario che il possesso sia finalizzato a conseguire (o far conseguire ad altri) un profitto ingiusto.

Irrilevante è poi che tale intento si concretizzi o meno: anche se il profitto non si realizza, infatti, il reato è compiuto, essendo sufficiente per la Giurisprudenza della Suprema Corte il solo compimento di atti finalizzati a conseguirlo, ponendosi così l’accento sulla forma letterale dell’articolo in questione, che punisce, come detto, “chi per procurare…”, non già “chi procura“.

Tale ingiusto profitto, infine, non deve avere necessariamente connotazioni di carattere patrimoniale (può cioè anche non essere di tipo economico): perché si concretizzi l’ipotesi delittuosa in questione “basta anche solo il fine di perseguire un (ingiusto) vantaggio di altra natura” (Cass. Penale, Sez. II, sent. n. 40119 del 12/11/2010).

Il comportamento dell’amministratore ed il profilo sanzionatorio

Così delineati i contorni del reato in esame è agevole comprendere perché l’ex amministratore è stato prima chiamato a risponderne per poi essere giustamente condannato.

La restituzione della documentazione condominiale, infatti, era un obbligo conseguente alla sua destituzione, la cui regolarità era stata anche confermata dal Tribunale che, infatti, aveva emesso un apposito ordine di restituzione, disatteso però dall’ex amministratore: con tale comportamento (ed in tale preciso istante, come chiarisce la Suprema Corte, analizzando il momento consumativo del reato ai fini del calcolo dei termini della sua prescrizione) egli si è quindi appropriato indebitamente di beni appartenenti a terzi, ponendo in essere la condotta punita dalla norma in questione.

MICHELA ZUMPANO

AMMINISTRATORE CONDOMINIALE E REVISORE CONDOMINIALE